プロジェクト事例
CASE 03顧客企業が主催する
展示会イベントの制作
リアルとオンライン併用のハイブリッド開催
クライアント業種：ITデバイスメーカー
担当者：R.S.
世界に向けた発信
このプロジェクトの顧客（クライアント企業）はグローバルに事業展開するITデバイスメーカーです。商品であるITデバイスの新しい価値や世界観を伝えるイベントを毎年開催しており、当社はコロナ前からご支援しています。
当社にお声がけいただく前は、顧客のご担当者がほぼ一人でこのイベントを取り仕切っていたため、非常に大きな負荷がかかっていただけでなく、少ない時間と人手でどうしても実現できることが限られてしまう状況でした。
当社がご支援する領域としては大きく二つあります。１つはイベント制作（イベントの場づくり）、もう１つが事務局アウトソーシング（イベントに参画する多数の関係者へのご案内や各種手続きの窓口業務など）です。
元々はリアル開催のみのイベントでしたが、コロナ禍になってからは、世界に向けたオンライン配信も組み合わせたハイブリッド開催へ移行しました。
「やるしかない」と覚悟を決めた日
１社だけのセミナーとは異なり、展示会形式なので多くの関係者との調整が必要でした。具体的には、展示ブースを出す出展企業（約20社）、セミナーに登壇する講演企業（約30社）、そして当日は来場者やオンラインでの視聴者がいます。
当初は関係者への事前説明などを一律かつ簡素に進めていく予定だったのですが、想定外に関係者の皆さんの熱量が高く、こだわりも強く、「一律ではなく個別の打ち合わせで細かくすり合わせしたい」という要望をいただき、１社１社と複数回の打ち合わせを重ねていくスタイルに路線変更せざるを得ない状況となりました。
多数の関係者と膨大な量の打ち合わせをしながらプロジェクトを進行していきました。決して楽ではありませんが、当社としても「顧客や関係者と一緒に、良いイベントを作っていきたい」という思いがありましたので、覚悟を決めました。
また、2020年にコロナ禍となってからは、リアルイベントは会場の人数制限があり初めてオンライン配信も手がけました。顧客だけでなく当社にとっても未知の領域で、手探りで準備を進めていきました。
解像度の高いアウトプットこそ、プロの証
関係者とのやりとりについては、事務局アウトソーシングの一環でオペレーションの自動化も行いました。
例えば、出展企業の情報について、以前は顧客のご担当者が申込書から管理システムにコピー＆ペーストしていた業務をITツールの導入で自動化し、100時間以上の工数を削減できたというフィードバックもいただきました。出展企業や講演企業との打ち合わせでは、社長様がカウンターパートとして打ち合わせに参加されるケースもあり、タフなご要望もありつつ、非常に刺激的でした。
制作の打ち合わせでは、具体的にはこのようなことを決めていきます。出展ブースをどのようなデザインにするか、物理的に限られた空間でどう表現するかの設計、具体的にいくらで実現できるのか（見積り）、細部の調整など多岐に渡ります。
一方、これらを実現するには、当社だけでなくパートナー会社と呼ばれる専門会社との連携が欠かせません。施工、デザインなどは当社が顧客の要望を明確にしつつ、各パートナー会社とも打ち合わせをして具現化していきます。
出展企業や講演企業との打ち合わせで心がけていたことは、曖昧な表現や要望をそのままやりとりするのではなく、具体的な資料・例・情報を元に会話をしていくことです。相手の頭の中のイメージと、実際にできあがったものが食い違わないように、期待値を合わせていきました。
顧客への貢献が、次のご縁につながる
このイベントではおかげさまで高い評価を得ています。毎年当社にリピートでご依頼いただくことに加え、顧客が関連する他のイベント制作案件の引き合いもいただくようになりました。
このプロジェクトを通じて、顧客のお困り事を積極的に引き受けて何とか形にしていく「伴走力」こそが当社の強みであり、存在価値なのだと再認識しました。
私たちは、共に更なる成長を目指す仲間を募集しています。